Сборка и отгрузка отправлений

Как подготовить и упаковать отправление #

Отправление — это упаковка с товарами из заказа, на которую вы клеите этикетку с маркировкой. В личном кабинете вы сами указываете, на сколько отправлений разбить один заказ из нескольких товаров. Чтобы покупатели получали аккуратные отправления без повреждений, упаковывайте их по нашим правилам. Если отправление упаковано неправильно, его не примут в доставку или вернут вам уже после приёмки.

Наклейте на товар штрихкод, указанный в личном кабинете. Без него мы не сможем выплатить компенсацию при утере.

Подробнее о работе со штрихкодами

Проверьте, что товары не повреждены, без брака и соответствуют описанию на сайте Ozon. Если нужно, дополнительно упакуйте товар.

Как упаковать товары и отправления #

Примеры

Разделить заказ можно только в статусе «Ожидает сборки». Если заказ перешёл в статус «Готов к отгрузке», вернуть его в статус «Ожидает сборки» или разделить на несколько отправлений уже не получится.

Процесс сборки и упаковки всех отправлений рекомендуем снимать на видео при хорошем освещении. Это поможет, если у покупателя возникнут вопросы или претензии по заказу.

Требования к упаковке #

Общие требования

Как выбрать упаковку

Примеры неправильной упаковки

Примеры незначительных повреждений упаковки, с которыми товар примут на складе

Шаг 1. Соберите заказ #

Некоторым продавцам доступен режим «Автосборка». Если отправление состоит из одного товара и не требует дополнительной информации, автоматически перенесём его на вкладку Ожидают отгрузки в статус Готов к отгрузке. Автосборку можно подключить при настройке склада.

Рекомендуем записывать сборку и упаковку отправлений на видео. Оно поможет, если при распаковке мы не сможем найти отправление.

В личном кабинете перейдите на страницу FBS → Заказы с моих складов → Ожидают сборки.

Чтобы открыть архивные склады, нажмите Склад → Показать все.

Отправления некоторых продавцов мы сортируем по возрастанию времени отгрузки — от раннего к позднему. Если у вас есть отправления с просроченной датой отгрузки, отгрузите их в первую очередь, чтобы покупатели как можно скорее получили свои заказы.

Если заказ перешёл в статус «Готов к отгрузке», вернуть его в статус «Ожидает сборки» или разделить на несколько отправлений не получится.

По умолчанию заказ состоит из одного товара. Вы можете собрать один или несколько заказов за раз.

Собрать один заказ #

Чтобы собрать заказ, в строке с ним нажмите Собрать.

Собрать несколько заказов #

Если ваши заказы состоят из одного товара и не требуют ввода дополнительной информации, вы можете:

• Собрать все заказы, отсортированные по фильтру — нажмите Собрать всё.

  

• Собрать все заказы в таблице — отметьте все отправления на странице и внизу нажмите Собрать.

  

В таблице показываются первые 25 заказов. Если вы хотите собрать больше заказов, прокрутите таблицу вниз и нажмите Показать ещё. Выберите все заказы и нажмите Собрать.

• Собрать несколько заказов — выберите заказы и внизу нажмите Собрать.

  

Заказы перейдут в статус «Готов к отгрузке». Если вы выбрали заказы, которые содержат больше одного товара или требуют дополнительной информации, их статус не изменится.

Разделить заказ на несколько отправлений #

Если в заказе несколько товаров, вы можете разделить его на несколько отправлений. Для этого:

1. Нажмите на номер заказа.
2. В открывшемся окне слева от названия товара нажмите → Вынести в отдельное отправление или перетащите товары в зону нового отправления. Для каждого отправления понадобится отдельная упаковка и штрихкод отгрузки.
3. Нажмите Собрать.

Если вы разделили все товары на разные отправления, то теперь вы можете собрать их все сразу.

Шаг 2. Сформируйте отгрузку #

1. Когда соберёте отправления, нажмите Перейти к отгрузкам.

   Чтобы не ошибиться при сборке заказов, распечатайте лист подбора.

2. Проверьте информацию об отгрузке и нажмите Сформировать.

3. Проверьте список всех отправлений, которые нужно передать в доставку. Чтобы скорректировать его, измените состав отгрузки.

4. Подтвердите отгрузку.
   

Чтобы внести изменения в отгрузку после подтверждения, отмените её и сформируйте заново. В отгрузку снова попадут все отправления в статусе «Готов к отгрузке» — уберите лишние.

Как убрать отправления из отгрузки

Если ваши отправления отвозит водитель, убедитесь, что у него есть доверенность на подпись документов.

Шаг 3. Подготовьте этикетку #

1. Распечатайте этикетку Ozon размером 120 × 75 мм на термотрансферном или термопринтере. Нажмите Этикетка на странице отправления или на вкладке Ожидают отгрузки.

   Чтобы распечатать несколько этикеток, отметьте нужные отправления и нажмите Этикетки 120 х 75.

   

2. Наклейте этикетку Ozon на каждое отправление. На этикетке указывается название пункта приёма или сортировочного центра Ozon, который ближе всего к покупателю. Он может отличаться от того пункта, в который вы привозите отправления.

   Подробнее об управлении заказами в личном кабинете

Шаг 4. Подготовьте документы для отгрузки #

Если привозит отправления и забирает возвраты ваш водитель, оформите доверенность.

Если позже захотите напечатать дополнительные экземпляры сформированных актов, нажмите Перейти к отгрузке, выберите нужный акт со статусом «Отгрузка сформирована», нажмите Посмотреть и распечатайте его.

Оформите доверенность #

Доверенность должна разрешать вашему представителю подписывать передаточные документы и получать возвраты в пунктах Ozon. Установленного образца нет, поэтому её можно подготовить в свободной форме. Укажите:

• название вашей компании,
• паспортные данные водителя,
• срок действия доверенности,
• подпись и печать.

У вашего представителя должен быть при себе оригинал или копия доверенности. В случае, если представитель использует копию доверенности, такая копия должна быть заверена у нотариуса или дополнительно подписана доверителем с расшифровкой подписи и надписью «Копия верна».

Скачать лист подбора #

Лист содержит список товаров в отправлении.

Чтобы скачать лист подбора:

1. В личном кабинете перейдите на страницу FBS → Заказы с моих складов.

2. На вкладках Ожидают сборки и Ожидают отгрузки настройте фильтры. Вы можете выбрать склад, метод доставки и дату отгрузки.

3. Нажмите Скачать → Лист подбора и выберите По отправлениям или По товарам. Чтобы скачать список для нескольких заказов, выберите их и нажмите Скачать → Лист подбора или Лист подбора внизу страницы.

4. Нажмите Скачать лист подбора.

Список скачается в формате PDF.

Отгрузка в пункте приёма #

Когда приедете в пункт приёма, отдайте сотруднику оформленные документы. Если:

• всё в порядке — примем отправления, подпишем документы и поставим печать;
• количество или список отправлений не совпадёт с документами — подготовим акт о расхождениях;
• не сможем принять отправления — предоставим акт отказа и исключим эти посылки из расчёта показателей качества.

Если не получилось вовремя передать отправления по нашей вине: например, не приехал курьер, не работал пункт приёма, произошла техническая ошибка или мы не успели принять вас до закрытия — напишите в службу поддержки. К обращению приложите акт об отказе или укажите, что его нет. Постарайтесь отгрузить отправления в ближайший день, чтобы покупатели вовремя получили заказы.

Отменить отправление или удалить товар из заказа #

Отменить отправление можно в статусе «Ожидает сборки», «Ожидает отгрузки» или «Доставляется», а удалить — в статусе «Ожидает сборки» и «Ожидает отгрузки».

• Если вы не можете собрать отправление целиком, отмените его. Нажмите → Отменить отправление и укажите причину.
• Если не все товары из заказа есть в наличии или вы обнаружили брак, удалите эти товары. Нажмите → Отменить сборку товаров и укажите причину.
• Если регион доставки недоступен, перевозчик потерял заказ или за посылкой не пришёл покупатель, нажмите → Отменить отправление и укажите причину.

Не передавайте отменённые товары или отправления в доставку. Отмена с вашей стороны влияет на рейтинг, а отмена от покупателя — нет.

Изменить состав отгрузки #

Если часть отправлений планируете привезти позже, можете удалить их из отгрузки, пока она не сформирована.

1. Перейдите в раздел FBS → Заказы с моих складов → Ожидают отгрузки. Если статус отгрузки:

   • «Отгрузка не сформирована», нажмите Перейти к отгрузкам → Сформировать;
   • «Отгрузка формируется», нажмите Перейти к отгрузкам → Посмотреть.

2. Нажмите Изменить состав. В блоке Фильтры вы можете отсортировать отправления:

   • По дате и времени принятия отправления в обработку. Уберём заказы, которые вы приняли после этого времени.
   • По количеству отправлений в отгрузке. Укажите максимальное количество отправлений для этой отгрузки. Уберём последние полученные заказы, которые превышают лимит.

   После выбора фильтра нажмите Применить.

3. Чтобы удалить из отгрузки:

   • одно отправление — в строке с отправлением нажмите ;
   • несколько отправлений — отметьте их в списке и нажмите Удалить из отгрузки.

4. Нажмите Сохранить и Подтвердить отгрузку.

   

Как рассчитывается дата отгрузки и почему она может измениться #

Отгружать посылки нужно в тот день, который указан в личном кабинете: мы принимаем их день в день и доставляем не раньше того срока, который выбрал покупатель. Маршрут cтроится так, чтобы товар проводил на каждой промежуточной точке минимальное время.

Иногда после получения заказа дата отгрузки может измениться. Такое случается, если:

• Вы изменили график работы или время на сборку.

• Изменилось время работы точки приёма.

• У точки приёма закончился лимит на количество принятых отправлений за день. В этом случае отгрузка переносится на следующие свободные дни. Если точка станет свободнее, сроки могут снова измениться.

  

Чтобы ускорить отгрузку заказов, вы можете сократить время сборки, увеличить количество рабочих дней склада или изменить точку отгрузки на более свободную или большую.

Также система может перенести сроки или отменить заказ при просрочках сборки и отгрузки. Просроченные или отменённые по вашей вине отправления влияют на индекс ошибок FBS и rFBS.

Cпорные заказы #

Если отгружаете товар поштучно, открыть спор не получится. Статусы отправлений важно проверять прямо в пункте приёма в личном кабинете.

Заказы, которые вы передали Ozon, перейдут в статус «Доставляются», а недостающие позиции — в статус «Готов к отгрузке» на вкладке Ожидают отгрузки с меткой . Вы сможете привезти их со следующей отгрузкой или отменить.

Подробнее о спорных заказах